Aunque
la
tan
mentada
"oficina
sin
papeles"
esta
lejos
de
ser
una
realidad,
lo
que
tenemos
es
la
"oficina
con
menos
papeles".
En
esto
ha
influido
mucho
la
rápida
aceptación
del
correo
electrónico
como
medio
de
trabajo,
y
las
facilidades
o
incluso
imposiciones
de
ciertas
administraciones
como
Hacienda
y
la
Seguridad
Social.
En
muchas
organizaciones
documentos
que
se
guardaban
y
utilizaban
hasta
hace
poco
en
papel
ya
no
existen
físicamente.
Esta
realidad
imparable
ha
abierto
no
pocas
dudas
sobre
cómo
deben
manejarse
los
documentos
electrónicos
y
sobre
su
validez
y
autenticidad.
El
primer
frente
se
aborda
estableciendo
normas
y
procedimientos
claros,
que
forman
parte
de
la
planificación
estratégica
del
sistema
de
información,
y
sin
duda
con
las
herramientas
informáticas
más
adecuadas
a
cada
caso.
El
segundo
tiene
una
tendencia
clara
a
solucionarse
definitivamente
con
la
regulación
y
aplicación
de
las
firmas
digitales
y
la
aceptación
como
documentos
probatorios
de
los
registros
informáticos
que
se
pueda
demostrar
que
no
han
sido
manipulados.
En
este
contexto
cualquier
práctica
de
gestión
de
la
información
debe
tener
en
cuenta
la
realidad
mixta
(documentos
papel/electrónicos)
en
la
que
todavía
nos
moveremos
durante
bastante
tiempo.
Es evidente que existe una relación directa entre la identificación y la valoración, siendo lasegunda consecuencia de la primera, aunque
en determinados modelos se produzca una superposición de ambas tareas
. La identificación afecta a la valoración en la medida en que
únicamente podemos hablar de valoración como fase
de la gestión documental cuando existe una
identificación previa. De ahí que los estudios de se
ries incluyan un área de en la que se consigna
información sobre la documentación y su productor, de
forma que la serie documental que se valora
no pueda confundirse con otras series documentales. Así, pues, sin una correcta identificación, lavaloración no pasaría de ser una decisión indiscriminada sobre la conservación o eliminación de los
documentos. Esto es todavía más evidente en elentorno electrónico,como veremos al abordar la metodología de la valoración
Es frecuente que la misión del documento como soporte de información
implique que no requiera de más valor probatorio que el que se presuma o
se alegue en las menciones del documento. Por ejemplo, la fecha de
publicación o el nombre del autor suelen figurar en los documentos y se
suelen dar por válidos salvo prueba en contra.
Sin embargo, en ocasiones, es preciso demostrar la autenticidad del documento electrónico o bien, algunas propiedades conexas, como la fecha de creación o publicación, el autor, el expedidor, o el titular del documento (a los efectos de atribuirle un derecho), o bien otra información registrada en sus metadatos.
Con ese objeto, la autenticidad de los documentos electrónicos se refuerza en base a dos mecanismos complementarios:
Sin embargo, en ocasiones, es preciso demostrar la autenticidad del documento electrónico o bien, algunas propiedades conexas, como la fecha de creación o publicación, el autor, el expedidor, o el titular del documento (a los efectos de atribuirle un derecho), o bien otra información registrada en sus metadatos.
Con ese objeto, la autenticidad de los documentos electrónicos se refuerza en base a dos mecanismos complementarios:
- La firma electrónica
- La referencia a una base de datos documental securizada que se atribuye como de referencia para un documento dado. En la moderna normativa de administración electrónica la sede electrónica permite gestionar la referencia, y el código seguro de verificación la individualización del documento en la sede electrónica
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